İşletme sahipleri ÖKC kurulumunu cihaz aç-kullan mantığıyla değerlendiriyor. Ve asıl problem de burada başlıyor. "Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz nedir?" sorusunun yanıtı yalnızca teknik bir tanım değil. Her işletmenin servis modeli farklı olduğu için YN ÖKC teknik özellikleri de herkeste aynı sonucu vermiyor. Bazı işletmede akışı hızlandırırken bazılarında ise operasyonu yavaşlatıyor. Yanlış kurulan bir ÖKC tüm ritmi bozuyor, doğru kurulum ise görünmeyen operasyon avantajını ortaya çıkarıyor.
Bu yazıda her işletme türü için doğru akışın nasıl kurulacağını net biçimde göreceksiniz.
Neden Her İşletme için Tek Tip ÖKC Kurulumu Yanlış?
ÖKC kurulumu işletmenin satış modeline, servis hızına ve vergi yükümlülüğüne göre değişir. Buton setleri, fişleme düzeni, masa-mutfak-kasa bağlantısı ve veri aktarım sırası her işletmede farklıdır. Bu yüzden ÖKC'yi "tak-çalıştır" mantığıyla kuran işletmeler bir süre sonra fiş uyuşmazlığı, mutfak gecikmesi veya rapor hatası yaşamaya başlar.
Özellikle mevzuat tarafından belirlenen ÖKC entegrasyon zorunluluğu, bazı işletmelerde sadece cihaz seçimini değil tüm veri akışını belirleyen ana kuraldır. Restoran gibi anlık satış döngüsü yüksek işletmelerde entegrasyon yanlış kurgulandığında kasa-mutfak-paket servisi arasında ciddi senkron kayıpları oluşabilir.
Restoranlarda Doğru ÖKC Akışı Nasıl Yapılır?
Restoranlarda ÖKC sistemi masa, mutfak ve paket servisin aynı anda çalıştığı çok hatlı yapıdır. Bu nedenle restoran ÖKC akışı tek bir cihaza değil tüm servis zincirine göre tasarlanmalıdır. Masada ödeme alan masalar ile paket hattı aynı noktada birleşirse yazarkasa POS tıkanır ve servis yavaşlar. Paket servisi yoğun olan restoranlarda ise saha trafiği için ayrı bir POS cihazı akışı planlanmadığında mutfak ve kasa aynı anda kitlenir.
Bu nedenle restoranlarda doğru bir ökc akışı kurulmalıdır:
- Sipariş ilk girildiğinde masa numarası, ürün grubu ve iç mutfak-bar ayrımı ÖKC tarafındaki kategori yapısıyla uyumlu olmalıdır.
- Yoğun ürün trafiği nedeniyle mutfak ekranına giden siparişlerin ÖKC ürünleriyle bire bir eşleşmesi gerekir.
- Masada ödeme alan restoranlarda yazarkasa POS kasada konumlanırsa hesap işlemleri gecikir; ödeme noktası servis alanına yakın olmalıdır.
- Ödeme anı, adisyon kapanışı ve ÖKC fişi aynı işlemde senkronize olmalıdır.
- Paket yoğun restoranlarda saha ekibi için ayrı bir POS cihazı hattı tasarlanmalıdır.
- Masa, paket ve tezgâh satışlarının tamamı gün sonunda ÖKC raporuyla uyumlu olmalıdır.
Cafelerde ÖKC Kurulumu Nasıl Olmalı?
Kafelerde ÖKC kurulumu, hızlı servis temposu, masadan ödeme alışkanlığı ve bar-tezgâh yoğunluğu nedeniyle farklı planlanmalıdır. Cafeler perakende satış yaptığı için ÖKC kullanımı zorunludur ve ödemelerin tamamı ÖKC üzerinden fişlenmelidir.
Bununla birlikte kurulum hem operasyon hem yasal yapı göz önünde bulundurularak tasarlanmalıdır:
- Masadan ödeme alan kafelerde EFT-POS zorunludur ve POS-ÖKC senkronu doğru kurulmalıdır.
- Sipariş girildiği anda fiş kesim noktası mutfak akışıyla uyumlu olmalıdır.
- Tek personelli kafelerde ürün-kategori tuşları sade olmalıdır.
- Yoğun saatlerde ikinci bir ÖKC ya da POS hattı gerekebilir.
- Paketli ürün–içecek stok ayrımı doğru yapılmazsa fiş-stok eşleşmesi bozulur.
Zincir ve Çok Şubeli İşletmelerde Merkezi ÖKC Yönetimi
Zincir yapılarda en büyük sorun şubelerde fiyat, fiş ve raporların farklı olmasıdır. Merkezi yapı olmazsa şubeler kendi akışını kurar ve mali verilerde dağınıklık oluşur.
Bu noktada merkezi bir ÖKC sisteminin kurulması için şunlar yapılmalıdır:
- Her şubenin kendi mali numarasına sahip ayrı ÖKC’si olmalıdır.
- Ürün, fiyat ve kategori yapısı merkezden ÖKC'lere aktarılmalıdır.
- ERP kullanan işletmeler için bilgisayar bağlantılı ÖKC en stabil yapıdır.
- Her şube kendi mali gün kapanışını doğru zamanda yapmalıdır.
- ÖKC bakım ve servis periyotları merkez tarafından planlanmalıdır.
- Tüm satış hatlarında fişleme ÖKC üzerinden yapılmalıdır.
- Yeni şube açılışlarında standart kurulum paketi uygulanmalıdır.
- Gün sonu raporları ve fiş formatları tüm şubelerde aynı olmalıdır.
Paket Servis Ağırlıklı İşletmelerde ÖKC Kurulumunun İncelikleri
Paket servis işletmelerinin temel sorunu ödeme akışını restoran içi düzenle aynı kabul etmektir. Oysa saha ödemesi hız, sinyal, kurye sırası ve adres bilgisiyle yürür. Bu nedenle paket odaklı işletmelerde yeni nesil yazarkasa POS kullanmak kritik öneme sahiptir.
Paket akışının sağlıklı ilerlemesi için şu noktalara dikkat edilmelidir:
- Saha ödemelerinde fişin anında kesilmesi için mobil çözümler ve ÖKC birlikte çalışmalıdır.
- Paket satışları perakende satış sayıldığı için fişler mutlaka ÖKC’den düzenlenmelidir.
- Kurye–kasa–mutfak için ayrı bir ödeme hattı tasarlanmalıdır.
- Ödeme anında ÖKC fişinin siparişle eşleşmesi gerekir.
- Kapıda ödemede fiş geç düşüyorsa kurulum hatalıdır.
- Aynı cihazın masa ve paket satışlarıyla paylaşılması trafiği kilitler.
- Doğru kurulumda ÖKC paket satışlarını tek başlıkta toplar ve raporlama kolaylaşır.
5 Adımda İşletmenize En Uygun ÖKC Kurulumu
1. İşletme modelinizi netleştirin: İşletmenin restoran, kafe, zincir veya paket servis olup olmadığı ÖKC türünü belirler.
2. Servis akışınızı adım adım çıkarın: Masa, paket ve tezgâh satış akışı belirlenmeden doğru ÖKC kurulamaz.
3. ÖKC'nin POS ve adisyon ekosistemiyle uyumunu test edin: Ürün aktarımı, adisyon kapanışı ve paket senkronu kusursuz çalışmalıdır.
4. Fiyat araştırmasını yeni nesil ÖKC fiyatı üzerinden yapın: Cihazın lisans, servis ve güncelleme maliyetleri de değerlendirilmelidir.
5. Yetkili servis ve bakım düzenini uzun vadeli planlayın: Mali hafıza, zorunlu güncellemeler ve teknik destek, ceza riskine karşı kritik önemdedir.
ÖKC'nin doğru kurulumu masa, paket ve tezgâh hattını tek zincirde birleştirir. Adisyo'nun ÖKC kurulumu uzaktan yapılabilir; işletme durmadan cihaz, POS ve adisyon sistemi aynı akışta birleşir. Doğru ÖKC yapısını kurmak için Adisyo ile hemen iletişime geçebilirsiniz.
ÖKC fişlerinin geç düşmesi neyin işaretidir?
Genellikle yanlış entegrasyon ya da hatalı buton yapısının sonucudur.
POS-ÖKC uyumsuzluğu neden bu kadar sorun çıkarıyor?
Ödeme POS'tan geçip ÖKC'ye düşmediğinde sistem çift kayıt almaya başlar ve raporlar bozulur.
Uzaktan ÖKC kurulumu güvenli midir?
Destek ekibi uzaktan tüm ayarları yapabilir, işletme akışı durmaz.
ÖKC arızaları neden sık tekrar eder?
Çoğu arızanın sebebi cihaz değil yanlış kurulmuş akıştır.
